Protocollo
Il protocollo informatico mira alla dematerializzazione dei documenti: elimina i registri cartacei, razionalizza il flusso documentale, favorisce l’effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati, migliora la trasparenza dell’azione amministrativa e permette di gestire l’intero ciclo di vita di un documento, certificandone sia l’ingresso che l’uscita, assicurandone la tracciabilità e la conservazione a norma di legge.
Il sistema di protocollo informatico è:
- Integrato nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti e nei Sistemi PEC;
- Atto all’organizzazione dell’archivio;
- Conforme al Titolario di Classificazione adottato;
- Allineato e costantemente aggiornabile all’evoluzione organizzativa.
La nostra soluzione realizza le funzionalità del sistema informatico per la gestione del protocollo dei documenti, garantendo la gestione del flusso informativo delle registrazioni, la sicurezza e l'integrità dei dati, la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita, la fornitura di informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto ed i documenti internamente formati nella gestione delle pratiche, il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati, l'accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni del Dlgs 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), dopo le modifiche apportate dal nuovo Regolamento europeo 2016/679 ed infine la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.
I punti di forza:
- La completa integrazione nel sistema di gestione documentale, che snellisce e semplifica la gestione dei documenti, e nei Sistemi PEC;
- Un’interfaccia utente di tipo web intuitiva, interamente utilizzabile all’interno del browser;
- L’archivio, che permette di organizzare la documentazione di deposito, rendendo disponibili i materiali per l’accesso e la ricerca amministrativa e storica;
- La conformità al titolario di classificazione, che serve per dividere la documentazione prodotta o ricevuta da un soggetto in settori e categorie, schematizzando in maniera logica le sue competenze e funzioni.