Workflow
Il termine workflow significa “flusso di lavoro” ed è usato per indentificare il modello digitale di un
processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività (task) con l’obiettivo
di ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse. I task sono automatici quando non richiedono
un intervento decisionale: è infatti possibile creare una serie di condizioni (regole di attivazione)
che automaticamente daranno avvio ad uno specifico workflow, segnalando all’utente o al gruppo coinvolto che
gli è stata assegnata una nuova attività da svolgere. Una volta completata l’attività, se il processo
lo prevede, il workflow invierà un nuovo task all’utente successivo che dovrà prendere in carico la
successiva fase del flusso di lavoro.
Nella pratica, il workflow descrive il circuito di validazione, i compiti da svolgere e gli attori
in essi coinvolti, le tempistiche e le deadline da rispettare, le modalità di validazione dei processi.
Il workflow fornisce anche informazioni dettagliate sullo svolgimento dei singoli task a ciascuna
delle figure di riferimento.
Grazie al workflow, un documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed
infine archiviato. L’utilizzo di flussi di lavoro documentali consente quindi a ciascuna organizzazione
di seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente. Il workflow infatti incrementa
l’efficienza, perché l’automazione dei processi elimina molti passaggi lenti e non necessari, migliora
il controllo del processo e della flessibilità poiché il software può essere programmato in base alle
singole esigenze ed infine ottimizza i processi aziendali.