EDM

La soluzione di gestione dei documenti e dei fascicoli, sviluppata sul framework DgsWebOS ed integrata con la soluzione di protocollazione, rappresenta il punto di partenza per una nuova concezione della gestione documentale all’interno di Enti ed Aziende.

Elemento significativo della soluzione è la proposizione, in forma elettronica, della pratica tradizionalmente intesa come raccoglitore di documenti cartacei, in grado di contenere e condividere, in modo automatizzato e controllato, tra più utenti, un ampio spettro di informazioni.

La conversione del “documento analogico” (basato su carta) in documento “informatico” attraverso processi di dematerializzazione consente di ottenere enormi benefici permettendo di:

  • ottimizzare i costi diretti e indiretti di gestione, rendendo consultabili in maniera digitale tutti i documenti relativi a pratiche/procedimenti, avendo a disposizione una storicizzazione degli eventi relativi alla produzione documentale per il popolamento dei fascicoli
  • legare il fascicolo digitale ai processi di gestione
  • consultare i fascicoli digitali via web attraverso qualsiasi dispositivo connesso.

La soluzione proposta consente di:

  • archiviare elettronicamente i documenti sia prodotti internamente sia rinvenienti dall’esterno
  • definire template di fascicoli eventualmente organizzati in sottofascicoli per aree aziendali di riferimento (personale, amministrazione, …)
  • classificare i documenti sulla base del Titolario di classificazione e sulla relativa definizione delle categorie documentali di riferimento
  • indicizzare i documenti secondo la specifica dei metadati connessi alle relative categorie documentali
  • integrarsi con le piattaforme gestionali in uso, anche di tipo legacy, per la fruizione in modalità automatica di flussi documentali prodotti dalle applicazioni aziendali per il  popolamento controllato dei fascicoli
  • predisporre i fascicoli alla conservazione digitale integrandosi con specifiche soluzioni di conservazione a norma.